Pas de panique, vous avez la possibilité d'y assister avec l'aide de la faculté : c'est une mission.
Pour ce faire la première étape importante est de prévenir personnellement votre maître de thèse. Il saura vous guider dans votre choix, vous imposer des limites ou vous encourager à participer à certains rendez-vous excentrés de vos lieux habituels de travail.
Si vous avez son aval, alors remplissez un ordre de mission :
Ce document permettra à votre directeur de thèse de signifier officiellement son accord aux yeux de l'administration. Il vous donne aussi l'aval du président de l'université. Il est important de donner ce document environ un mois avant la date de votre manifestation. Ce pour des raisons purement administratives et compréhensibles, le papier devant, pour être signé, passer entre les mains d'au moins trois personnes. De plus si vous avez des frais de trains et si la chose est possible (ce n'est pas toujours le cas) il faut donner du temps à la faculté pour vous commander les billets.
Après votre mission, il sera nécessaire de faire l'état de frais : c'est à dire lister vos dépenses pendant votre colloque (déplacements, repas, nuités).
Ce deuxième document sera à rendre en revenant de votre colloque, assorti de tous les justificatifs appropriés (factures, tickets de caisse ou de péage, billets de train).
ATTENTION : il devient obligatoire d'ajouter à cette liste une attestation de présence signée par les organisateurs de la manifestation.
Riche d'un tel dossier, la faculté sera alors en mesure de vous rembourser les frais engendrés par ce déplacement, au mieux dans les six mois (si vous n'avez pas de nouvelles après six mois, rappelez votre existence à l'administration)
NB : Ces documents sont en libre service pré-imprimés dans la salle 273. Ils sont également disponibles en PDF sur Big Mac.
